Fungovanie fakturácie
Faktúry sa generujú len ak si to želáte. Teda ak dáte pokyn na vygenerovanie faktúry či už jednotlivo na úrovni registrácie alebo hromadne v globálnych nastaveniach.
K automatickémi vygenerovaniu faktúry dochádza, keď na registrácii nastane zmena stavu úhrady na "Uhradené" (v závislosti od nastavení) alebo pri manuálnom pokyne kedykoľvek. To znamená, že k jednej registrácii môže vzniknúť aj viac faktúr. Každá faktúra bude označená svojim jedinečným číslom (začiatok číselneho radu viete ovplyvniť na úrovni fakturačného profilu) a číslom registrácie klienta (VS/ID registrácie).
Príklady:
- Ak zákazník uhradí dlžnú sumu 50€ a týmto vyrovná svoj dlh, vygeneruje sa faktúra. Ak v priebehu kurzu dôjde k situácii, že zákazník sa presunie do skupiny v hodnote 70€ a následne doplatí zostávajúcich 20€, vygeneruje sa ďalšia faktúra na výšku 20€.
- Ak zákazník platí kurz na splátky alebo prostredníctvom členského, pre každú splátku/úhradu členského sa klientovi vytvorí nová faktúra vo výške danej splátky.
Výška sumy a obdobie faktúry
Automaticky generované faktúry sú vystavené vždy na celú dlžnú sumu. V manuálne generovaných faktúrach viete sumu podľa potreby upravovať.
Suma na faktúre je ovplyvnená tým za aké obdobie je vystavovaná. To znamená, že systém zoberie do úvahy všetky úhrady a dlhy v období od prvej platby na registrácii.
Na základe tohto systém automaticky vypočíta výšku úhrady a sumu zapíše do faktúry. Pri manuálnom vystavovaní viete výšku aj obdobie upravovať.
Pozor! V ten istý deň nie je vhodné realizovať dve úhrady na dve rôzne faktúry. Systém priraďuje úhrady k faktúram na základe dátumu, preto odporúčame, aby každá úhrada alebo jej úprava prebehla v iný deň, čím sa zabezpečí ich správne vygenerovanie faktúry.
Príklady:
- Registrácia na kurz s úhradou vopred v plnej výške kurzu:
Klient sa zaregistruje na kurz. Následne uhradí plnú sumu za registráciu – napríklad 150€. Po zápise úhrady na registráciu, sa registrácia dostane do stavu Uhradená a systém vypočíta sumu na faktúre vo výške 150€ pričom obdobie bude deň úhrady. - Registrácia na kurz s mesačnými splátkami:
Klient sa zaregistruje na kurz, kde bude realizovať úhrady mesačnými splátkami. Pri registrácii uhradí 1. splátku. Po zápise úhrady na registráciu, sa registrácia dostane do stavu Uhradená a systém vypočíta sumu na faktúre vo výške 1. splátky – 50€ pričom obdobie bude deň úhrady. Na ďalší mesiac klient uhradí 2. splátku. Opäť po zápise úhrady na registráciu, systém vypočíta sumu na faktúre vo výške 2. splátky – 50€ pričom obdobie bude zodpovedať obdobiu medzi úhradami 1. a 2. splátky.
Poznámka: V prípade generovania faktúr na firmu klienta, je potrebné myslieť na to, že registrácia musí byť označená ako firemná. Nestačí mať len vyplnené firemné údaje.
Prehľad faktúr
Pokiaľ máte zapnuté automatické generovanie faktúr, máte možnosť si prezrieť všetky faktúry na jednom mieste. Túto funkciu nájdete v sekcii Platby - Faktúry.
V zozname sú zobrazené všetky vygenerované faktúry a pomocou filtra v hornej časti obrazovky môžete presnejšie určiť obdobie, v ktorom chcete faktúry kontrolovať. Faktúry je možné filtrovať podľa nasledujúcich kritérií:
- Vytvorenia od-do dátumu
- Fakturačného obdobia
- Fakturačného profilu (užitočné, pokiaľ používate viac ako len predvolený profil)
- Fakturácie (uhradené, neuhradené, čiastočne uhradené, preplatené)
Na účtovné účely môžete využiť hromadné stiahnutie samotných faktúr do komprimovaného súboru, ktorý je dostupný v pravej časti zoznamu, ako aj export faktúr do účtovných systémov Pohoda a Omega alebo do formátu Excel.
Pozor! Pri exporte zoznamu faktúr do systému Omega je potrebné zadať 2 hodnoty - kód evidencie a kód číselného radu, ktoré sú dostupné priamo v systéme Omega. Pre vyplnenie týchto polí kontaktujte svojho účtovníka.
